A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést.
Az Szja tv. előírja a kiküldetési rendelvény tartalmi követelményeit. Eszerint a kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza:
– a magánszemély nevét, adóazonosító jelét,
– a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
– a hivatali, üzleti utazás célját, időtartamát, útvonalát,
– a futásteljesítményt,
– az utazás költségtérítését, a költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).
Kiküldetési rendelvény az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve, zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikusan előállított bizonylat is. A papíron kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzés rendelkezéseinek betartásával megőrzi.
Kiküldetési rendelvény nemcsak a munkaviszonyra állítható ki, hanem más jogviszonyok (például megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony) alapján is. Alkalmazható akkor is, ha a magánszemély a tevékenységért nem részesül juttatásban, azt „közérdekű” munkaként végzi, és csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek megtérítését kéri.
Ha a térítés mértéke nem több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél, akkor azt nem kell bevételként figyelembe venni. Ez a mérték a hivatalos célra megtett kilométerekre a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján, a NAV által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség és a kilométerenkénti forint általános személygépkocsi-normaköltség.
Ez azt is jelenti a gyakorlatban, hogy ha a magánszemélynek más jogviszonya miatt további hivatali, üzleti útja van, például egyéni vállalkozó, akkor a bevételnek nem számító, költségtérítéssel érintett utakat magáncélúnak kell tekinteni. A többi tevékenységével összefüggő, üzleti célú utaknál választhat, hogy az üzemanyagköltség elszámolása mellett a kilométerenkénti 15 forintot alkalmazza, vagy a számlák alapján, az üzleti célból megtett utak arányában számolja el azokat.
Ha a kifizető a kiküldetési rendelvény alapján a jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó térítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevétel. A költségelszámolásnál ekkor a magánszemélynek választási lehetősége van. Vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után, az adott jogviszonyra adót fizet, vagy a felmerült költségeket az útnyilvántartása alapján, a hivatali célból megtett utakra a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában számolja el igazolás, vagyis számla, más bizonylatok alapján.
Ez utóbbi választás azt is jelenti, hogy a költségelszámolás miatt – a személygépkocsi tulajdonosának, illetve a magánszemély pénzügyi lízingbe vevőnek cégautóadót kell fizetni.
